BOZP a osobní údaje: o kamerách na pracovišti rozhoduje zákoník práce dřív než GDPR

Bezpečnost práce vyrábí osobní údaje v množství, které si málokdo uvědomuje. Posudky o zdravotní způsobilosti, záznamy o úrazech, výsledky dechových zkoušek, docházka, kamerové záznamy, evidence návštěv, seznamy přidělených ochranných prostředků. Většina z toho spadá do zvláštní kategorie údajů, tedy do té nejcitlivější.

Tenhle text není obecný výklad GDPR. Je o tom, kde jsou hranice u konkrétních dokumentů, které v bezpečnosti práce vznikají, a vychází z platného znění zákoníku práce odečteného ze Sbírky v září 2026.

1. Kamery: rozhoduje zákoník práce, ne GDPR

Tohle je nejdůležitější věc celého článku a v textech o kamerách na pracovišti se objevuje málokdy.

Podle § 316 odst. 2 zákoníku práce platí, že zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách tím, že ho podrobuje otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.

Všimněte si formulace. Není to test přiměřenosti, jaký zná GDPR. Je to zákaz s jedinou výjimkou, a ta výjimka se váže na zvláštní povahu činnosti zaměstnavatele. Ne na přání majitele, ne na obecnou ochranu majetku, ne na to, že se ztrácí materiál. Zvláštní povaha činnosti je například provoz s vysokou hodnotou zásob, kde už došlo k opakovaným krádežím, nebo provoz, kde by chyba obsluhy ohrozila život, a proto se kamerou hlídá technologie.

A když ten závažný důvod dán je, nastupuje odstavec 3: zaměstnavatel je povinen přímo informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. Přímo znamená adresně, ne cedulkou u vchodu. Cedulka plní informační povinnost vůči návštěvám, ne vůči zaměstnancům.

Dva praktické závěry. Zaprvé: souhlas zaměstnance s kamerami nic neřeší. Zákaz v odstavci 2 se souhlasem nepřekoná a souhlas v pracovním poměru stejně není dobrovolný, protože mezi stranami je nerovnováha. Zadruhé: kamery mířené na konkrétní pracovní místo, na pokladnu obsluhovanou jedním člověkem nebo do zázemí jsou z hlediska § 316 nejhůř obhajitelné, protože sledují člověka, ne majetek.

Co kamerami hlídat lze podstatně snáz: vstupy do objektu, obvod areálu, sklady mimo pracovní dobu a technologie, u které jde o bezpečnost. Rozdíl je v tom, jestli objektivem sleduji prostor, nebo osobu při práci.

2. Co zaměstnavatel nesmí chtít vůbec

Odstavec 4 téhož paragrafu je seznam, který by měl znát každý, kdo dělá nábor nebo vstupní školení. Zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem, a zejména informace o:

• těhotenství,
• rodinných a majetkových poměrech,
• sexuální orientaci,
• původu,
• členství v odborové organizaci,
• členství v politických stranách nebo hnutích,
• příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti.

U prvních dvou položek existuje úzká výjimka, když je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze vykonávané práce a požadavek je přiměřený, případně když to stanoví zákon. U zbývajících pěti výjimka není. A poslední věta odstavce zavírá obcházení: tyto informace nesmí zaměstnavatel získávat ani prostřednictvím třetích osob.

Kde se to v bezpečnosti práce potkává s praxí: dotazník před vstupním školením, ve kterém se firma ptá na těhotenství, je v rozporu s tímhle ustanovením. Informaci o těhotenství potřebujete, protože z ní plynou zakázané práce, ale nesmíte si ji vynucovat. Správná cesta je informovat zaměstnankyně o tom, jaké práce jsou pro těhotné zakázané a co pro ně firma udělá, když to oznámí, a nechat oznámení na nich.

3. Zdravotní údaje: dostáváte závěr, ne diagnózu

Zdravotní stav je podle čl. 9 GDPR zvláštní kategorie osobních údajů. To znamená přísnější režim a menší prostor pro improvizaci.

V bezpečnosti práce je ale hlavní ochrana jinde a je jednodušší, než se čeká: lékařský posudek o zdravotní způsobilosti k práci obsahuje podle § 16 odst. 1 písm. a) vyhlášky č. 79/2013 Sb. posudkový závěr. Tedy informaci, jestli je posuzovaná osoba k práci způsobilá, nezpůsobilá, nebo způsobilá s podmínkou. Nikoli diagnózu.

Prakticky z toho plyne trojí. Zaměstnavatel nemá nárok vědět, co člověku je, a nemá se na to ptát ani lékaře. Vedoucí, který se doslechne diagnózu, ji nesmí předat dál. A pokud posudek obsahuje podmínku, například omezení zvedání břemen, předává se dál jen ta podmínka, ne její důvod.

Posudky samotné patří do personální složky s omezeným přístupem. Nejčastější chyba není únik dat, ale to, že k nim má přístup víc lidí, než je nutné, protože jsou ve sdílené složce, do které vidí celé vedení.

4. Kniha úrazů a záznam o úrazu

Zápis o úrazu je záznam o zdravotním stavu konkrétního člověka a bývá ve firmách hůř chráněný než mzdové listy, přestože je citlivější.

Zásady, které stačí dodržet. Kniha úrazů nepatří na sdílený disk, do kterého vidí celá firma; přístup mají ti, kdo agendu vedou. Papírová verze patří do uzamykatelné skříně, ne do šuplíku u vrátnice. Při předávání záznamu dalším subjektům, tedy inspekci práce, pojišťovně a zdravotní pojišťovně, se předává to, co předpis vyžaduje, a nic navíc.

Otázka, která se v praxi objevuje často: může firma zveřejnit, co se komu stalo, jako poučení pro ostatní? Poučit se z úrazu má smysl a je to správné. Příběh se ale dá vyprávět bez jména a bez detailů, podle kterých se člověk pozná. Ve dvacetičlenné firmě je věta o tom, že se pořezal někdo na balicí lince, jméno sama o sobě.

5. Dechové zkoušky a orientační vyšetření

Kontrola na alkohol je současně zásahem do soukromí a zpracováním údaje o zdravotním stavu. Právě proto se dělá dobře jen tehdy, když jsou pravidla nastavená předem a stejná pro všechny.

Co má být vyřešené písemně, ideálně ve vnitřním předpisu: kdo je oprávněn kontrolu provést, v jakých situacích se provádí, jak se vybírají kontrolovaní, co se zapisuje a kdo má k zápisům přístup. Nahodilá kontrola, kterou udělá mistr podle vlastního uvážení a výsledek si napíše do sešitu, je špatně z obou stran, jak z pracovněprávní, tak z té datové.

K protokolu platí obecné pravidlo, které se u citlivých údajů vyplatí držet: méně údajů znamená menší odpovědnost, ne slabší důkaz. Do protokolu patří kdo, kdy, jakým přístrojem, jaká naměřená hodnota, kdo byl přítomen a jak se kontrolovaný vyjádřil. Nepatří tam domněnky o tom, proč se to stalo.

6. Evidence návštěv

Kniha návštěv je v bezpečnosti práce potřebná ze dvou důvodů: firma musí externí osoby informovat o rizicích a v případě evakuace musí vědět, kolik lidí je v objektu. Zároveň je to zpracování osobních údajů, a to v nejhůř zabezpečené podobě, jaká existuje.

Otevřený sešit na recepci má totiž tu vlastnost, že každý další příchozí vidí, kdo tam byl před ním. U běžné návštěvy to nikoho netrápí. U advokáta, u kontroly nebo u uchazeče o zaměstnání to informace je.

Řešení nemusí být drahé: elektronická evidence, do které vidí jen recepce, nebo papírové listy po jednotlivcích místo souvislého seznamu. A především jasná lhůta, po které se záznamy skartují; nejčastější chyba u knih návštěv není způsob vedení, ale to, že se uchovávají navždy.

7. Kontrola pracovních prostředků a e-mailu

Odstavec 1 téhož paragrafu bývá přehlížený, přestože se týká podstatně většího počtu firem než kamery. Zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení, a zaměstnavatel je oprávněn přiměřeným způsobem dodržování tohoto zákazu kontrolovat.

Slovo přiměřeným je celý spor. Kontrolovat objem přenesených dat nebo navštívené domény je něco jiného než číst obsah zpráv. Obsah soukromé komunikace je chráněný a kontrola elektronické pošty je navíc výslovně jmenovaná v odstavci 2 mezi zásahy, které bez závažného důvodu ve zvláštní povaze činnosti dělat nelze.

Praktický postup, který obstojí. Napsat do vnitřního předpisu, v jakém rozsahu je soukromé užívání povolené, a říct rovnou, co se kontroluje. Kontrolovat provozní údaje, ne obsah. A tam, kde se kontroluje obsah, mít pro to důvod, který se dá pojmenovat, a informovat o tom předem, nikoli až ve chvíli, kdy se z kontroly stane důkaz.

S bezpečností práce to souvisí přes jedno konkrétní téma: sledování polohy vozidel. GPS ve služebním voze má legitimní provozní důvod a u vozidel, kde se hlídá doba řízení, i bezpečnostní. Přesto jde o sledování člověka a platí pro něj stejné pravidlo: rozsah a způsob se sdělují předem a mimo pracovní dobu se nesleduje.

8. Externí bezpečák a předávání dokumentace

Většina menších firem má odborně způsobilou osobu externě a s ní si vyměňuje přesně ty dokumenty, které obsahují nejcitlivější údaje: posudky, záznamy o úrazech, kategorizaci a jmenné seznamy.

Dvě věci, které se u téhle spolupráce řeší nejhůř. První je způsob předávání. Posílat posudky nezabezpečeným e-mailem je nejběžnější a nejzbytečnější riziko celé agendy, protože dnes stačí sdílená složka s přístupem pro dva lidi. Druhá je konec spolupráce: co se stane s daty, která má externista u sebe, když smlouva skončí. Bez ujednání zůstávají tam, kde jsou, a firma o nich neví.

Obojí se řeší jedním odstavcem ve smlouvě: jak se předává, kde se to ukládá, jak dlouho a co se s tím stane na konci. Je to zároveň věc, na kterou se při kontrole ptá jako první každý, kdo tuhle agendu zná.

9. Kdy potřebujete pověřence

Pověřence pro ochranu osobních údajů musí mít orgány veřejné moci a dále subjekty, jejichž hlavní činnost spočívá v rozsáhlém pravidelném a systematickém monitorování osob, nebo v rozsáhlém zpracování zvláštních kategorií údajů.

Klíčové slovo je hlavní činnost. Výrobní firma, která vede posudky a knihu úrazů, zpracovává zvláštní kategorie údajů, ale není to její hlavní činnost a rozsah není velký. Povinnost jmenovat pověřence jí proto zpravidla nevzniká. Jinak je to u poskytovatelů zdravotních služeb, u bezpečnostních agentur s rozsáhlým kamerovým dohledem nebo u agentur práce s velkým počtem uchazečů.

Co ale firma potřebuje vždy, i bez pověřence, je přehled o tom, jaké údaje zpracovává, proč, jak dlouho a kdo k nim má přístup. Záznamy o činnostech zpracování jsou přesně tenhle přehled a pro běžnou firmu je to dokument o několika stránkách, ne projekt.

10. Lhůty: nejčastější chyba je uchovávat všechno navždy

V bezpečnosti práce se potkávají dvě protichůdné síly. Na jedné straně zásada, že údaje se nemají uchovávat déle, než je nutné. Na druhé straně skutečnost, že u nemoci z povolání se dokazuje expozice zpětně přes mnoho let, takže některé doklady mají smysl držet dlouho.

Praktické rozdělení, které se osvědčilo:

Konkrétní lhůty se odvozují z předpisů pro jednotlivé agendy a z promlčecích dob, a proto tady záměrně neuvádím jedno číslo pro všechno. Co uvést mohu, je pravidlo, které platí bez výjimky: každá evidence musí mít napsanou lhůtu a někoho, kdo ji hlídá. Evidence bez lhůty se v praxi uchovává navždy, a to je porušení pokaždé.

11. Oznamovatelé a bezpečnost práce

Zákon č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů se s bezpečností práce potkává častěji, než se čeká, protože oznámení o nebezpečné praxi na pracovišti je přesně ten typ podnětu, který má chráněný režim.

Pro bezpečáka z toho plyne jedna velmi praktická věc: totožnost oznamovatele je chráněná a nesmí se dostat k tomu, koho se oznámení týká. Když tedy na základě podnětu jdete zkontrolovat konkrétní pracoviště, nesmí z okolností být zřejmé, kdo podnět podal. To v malém provozu vyžaduje trochu přemýšlení dopředu, třeba tím, že se kontrola udělá plošně, ne cíleně.

12. Pokuty: jak to je doopravdy

Horní hranice pokut podle GDPR je 20 000 000 EUR, nebo 4 procenta celkového celosvětového ročního obratu, podle toho, co je vyšší. Tahle čísla se v článcích citují rády, protože děsí, ale u běžné české firmy neodpovídají realitě sankční praxe.

Rozpětí pokut pro jednotlivá provinění, která se v textech objevují, jsem do článku nedal záměrně. Nejsou to sazby z předpisu, ale odhady, které se přepisují mezi weby. Skutečná výše se odvíjí od povahy porušení, počtu dotčených osob, úmyslu a součinnosti, a stanoví ji Úřad pro ochranu osobních údajů individuálně.

Praktičtější motivace než pokuta je jiná. Kdo má pořádek v tom, kdo má k čemu přístup, ten se zároveň mnohem snáz brání ve sporu o úraz, protože umí doložit, kdo co věděl a kdy.

13. Často kladené otázky

14. Časté dotazy