Seznámení s předpisy firmy, které doložíte.

Vydali jste nový pracovní řád nebo změnili směrnici? Zákoník práce vám dává 15 dnů, abyste s ní seznámili všechny, kterých se týká. Lidé předpis otevřou v telefonu, projdou ho a potvrdí; vy vidíte, kdo je hotový, kdo čeká, a ke každému předpisu máte protokol s kvalifikovaným časovým razítkem.

Cena pro vaši firmuUkázkový protokol (PDF)

Od 150 Kč měsíčně bez DPH, platí se ročně. V roční licenci všech kurzů je to v ceně.

Ukázka protokolu o seznámení: návod k obsluze lisu, platí pro obsluhu lisu v lisovně, šest lidí seznámeno, dva čekají, jeden dotaz s odpovědí
Skutečný protokol z LMS s vymyšlenou firmou a lidmi. Kvalifikované časové razítko ukáže například Adobe Acrobat v panelu podpisů.

Kde seznámení obvykle drhne

Spor po úrazu nebo kontrola se neptá, jestli předpis existuje, ale jestli se s ním člověk seznámil a kterou verzi měl. Běžné způsoby na to neodpoví.

Podpis na listu pod předpisem
Dokládá, že se někdo podepsal. Ne kterou verzi měl v ruce, jestli ji četl, ani kdo z nových lidí ještě chybí.
Rozeslání e-mailem
Část lidí firemní e-mail nemá, část ho nečte. Odeslaná zpráva nedokládá, že ji někdo otevřel.
Složka na disku nebo intranetu
Předpis je přístupný, ale nikdo neví, kdo ho viděl. Termín 15 dnů nikdo nehlídá.
Nástěnka a směnová porada
Noční směna, dovolené, agenturní lidé a cizinci vypadnou. Po změně předpisu se začíná znovu na papíře.

Jak to funguje

  1. Krok 1

    Nahrajete předpis a zvolíte, komu platí

    PDF, Word i obrázek. Celá firma, pracoviště, profese, nebo jen profese na pracovišti (třeba obsluha lisu v lisovně), jmenovitě i s výjimkami. Termín seznámení a případné opakování nastavíte u předpisu.

  2. Krok 2

    Lidé ho otevřou v telefonu a potvrdí

    Přijde jim e-mail a upozornění v aplikaci; kdo e-mail nemá, přihlásí se jménem a vlastním heslem. Projdou strany, u důležitých předpisů odpoví na kontrolní otázky a když něčemu nerozumí, zeptají se přímo u předpisu.

  3. Krok 3

    Vy máte přehled a protokol

    Kdo je seznámen, kdo čeká a kdo je po termínu. Tři dny před termínem jde lidem připomínka sama, opozdilcům pošlete další jedním klikem. Protokol ke každému předpisu stáhnete kdykoli.

Nový zaměstnanec? Jakmile ho zařadíte na pracoviště a do profese, dostane předpisy, které mu platí, a termín běží od toho dne. Nikoho nemusíte hlídat v tabulce.

Co máte v ruce

Když přijde kontrola nebo se stane úraz, stáhnete protokol k předpisu a nic nedohledáváte.

Stáhnout ukázkový protokol
  • protokol o seznámení ke každému předpisu: kdo, kdy, kterou verzi, které strany a jak dlouho četl, kdo ještě čeká
  • kvalifikované časové razítko na protokolu; čas a neporušenost ověří kdokoli i bez nás
  • záznamy, které databáze nedovolí změnit ani smazat, a řetěz otisků, ve kterém nejde nic vynechat
  • termíny od nástupu do okruhu, připomínky a stav po termínu bez tabulek
  • nová verze předpisu znamená nové seznámení, u redakční opravy platí to staré; verze platná od budoucího data
  • dotazy lidí k předpisu a vaše odpovědi, i v protokolu
  • archiv zrušených předpisů na 10 let i se záznamy, export všeho do ZIP
  • přehled podle předpisů i podle lidí, vedoucí vidí jen své lidi

Co to nezaručí

  • Seznámení s předpisem není školení BOZP. Na školení máme kurzy; předpisy firmy jsou v jejich roční licenci v ceně.
  • Že lidé předpisu rozumějí, nezaručí žádný podpis ani aplikace. Soudy od roku 1963 opakují, že dát předpis k přečtení a nechat si to podepsat řádné seznámení není. Pomáhají kontrolní otázky, shrnutí „co to pro vás znamená“ a odpovědi na dotazy; vysvětlit předpis na pracovišti je pořád na vás.
  • Za obsah předpisu odpovídá firma: soulad se zákonem, souhlas odborů u pracovního řádu, správné datum účinnosti. Systém hlídá seznámení, ne znění.

Jak seznámení s vnitřním předpisem doložit, aby obstálo

Cena podle počtu lidí

Platí se za lidi, ne za předpisy. Ceny bez DPH, platba ročně předem kartou nebo převodem, na firmu s IČO.

Roční licence Předpisy firmy podle počtu lidí, ceny bez DPH
LidíZa rokMěsíčně
do 51 800 Kč150 Kč
do 102 280 Kč190 Kč
do 254 680 Kč390 Kč
do 507 080 Kč590 Kč
do 10010 680 Kč890 Kč
do 25019 080 Kč1 590 Kč
do 50031 080 Kč2 590 Kč

Nad 500 lidí individuálně. Měsíční částka je jen pro srovnání.

Školíte i online? V roční licenci všech kurzů jsou Předpisy firmy v ceně pro stejný počet míst. Licenci předpisů jde kdykoli změnit na licenci kurzů doplatkem do konce roku.

Časté dotazy

Co přesně zákon chce?
Podle § 305 odst. 4 zákoníku práce musí zaměstnavatel seznámit zaměstnance s vydáním, změnou nebo zrušením vnitřního předpisu nejpozději do 15 dnů, předpis musí být všem zaměstnancům přístupný a po skončení platnosti ho musí 10 let uschovat. Formu seznámení zákon nepředepisuje, rozhoduje, jestli ho doložíte.
Co když zaměstnanec nemá e-mail?
Dostane přihlašovací jméno a nastaví si vlastní heslo, předpisy pak otevírá v telefonu nebo na sdíleném počítači. Pro takové lidi jde vytisknout i seznam, co mají k seznámení.
Máme zaměstnance z Ukrajiny a dalších zemí.
Aplikace je česky, ukrajinsky i anglicky. K předpisu nahrajete i překlad a člověk ho uvidí vedle originálu; potvrzuje se zatím české znění, které je závazné. Seznámení přímo v jazyce zaměstnance chystáme.
Musím předpisy převádět do PDF?
Ne, nahrát jde i Word, Excel nebo obrázek. U PDF ale systém hlídá, které strany člověk viděl a jak dlouho, proto je pro předpisy nejlepší.
Kolik předpisů můžu nahrát?
Kolik potřebujete, platí se jen za lidi. Jeden soubor může mít až 25 MB.
Co je místo a co když někdo odejde?
Místo je člověk, kterému platí aspoň jeden předpis. Kdo odejde nebo přestane do okruhu předpisu patřit, místo uvolní. Za rok smí místy projít dvojnásobek lidí, než je míst. Když lidí přibude víc, předpisy dostávají dál a systém vám nabídne přidat místa.
Co se stane, když předpis změníme?
Nahrajete novou verzi. U věcné změny se lidé seznámí znovu a přijde jim zpráva „nová verze“; u redakční opravy platí dosavadní seznámení. Novou verzi můžete nahrát dopředu s datem účinnosti, stará platí do té doby. Stará verze zůstane v archivu i se záznamy.
Máme víc poboček a pracovišť.
U každého předpisu zvolíte pracoviště, profese nebo jejich průnik. Místní provozní předpis lisovny tak dostane jen obsluha lisu v lisovně, pracovní řád celá firma. Vedoucí podskupiny vidí přehled jen za své lidi.
Mám roční licenci kurzů. Platím za předpisy zvlášť?
Ne, Předpisy firmy jsou v roční licenci všech kurzů i v kombinaci kurzů a dokumentů v ceně pro stejný počet míst.
Co když licence skončí?
Předpisy, se kterými se lidé seznámili, záznamy i protokoly zůstávají a můžete si je stáhnout. Nové předpisy přidat nejde a lidem nepřijdou připomínky, dokud licenci neobnovíte.