Dokumentace pracoviště: co musí být na místě (kontrolní list)

Systém říká, jak se dokumenty vydávají; tento pokyn říká, co z nich musí být na místě

Nařízení vlády č. 101/2005 Sb. v § 3 odst. 3 písm. b) ukládá stanovit obsah a způsob vedení provozní dokumentace a záznamů o vybavení pracoviště a osobu odpovědnou za jejich vedení. Pokyn to rozděluje do čtyř skupin (zařízení, rizika a látky, lidé na pracovišti, požární ochrana) a ke každému dokumentu dává předpis, odpovědnou osobu, uložení a dobu uchování; sloupec Doba uchování slouží jako skartační přehled. Doba stanovená předpisem je uvedena s ustanovením, doba, kterou předpis nestanoví, je lhůtou zaměstnavatele v hranatých závorkách. Pokyn říká i to, co dělat se ztraceným nebo zničeným dokladem: duplikát od vydavatele, jinak úkon znovu před dalším použitím zařízení (§ 20 odst. 3 písm. a) zákona č. 250/2021 Sb.).

Co dostanete: pokyn + 2 přílohy + vyplněný vzor + metodický list (5 souborů DOCX)

• Pokyn saw_H02.01: pojmy, obsah dokumentace pracoviště, způsob vedení včetně elektronického (§ 3 odst. 4 písm. c) NV 101/2005 Sb., kniha úrazů podle NV 322/2025 Sb., záznamy o školení PO podle § 36 odst. 3 vyhlášky č. 246/2001 Sb.), povinnosti podle funkcí včetně varianty pro firmu do 25 zaměstnanců bez odborně způsobilé osoby (§ 9 odst. 3 písm. a) zákona č. 309/2006 Sb.), záznamy a jejich uchovávání, postup při ztrátě dokladu, kontrola dodržování.
• Příloha 1 Kontrolní list dokumentace pracoviště (na šířku): 23 položek ve čtyřech skupinách s předpisem, kdo vede, kde je uloženo, doba uchování, stav s klikacími zaškrtávátky a místo pro poznámku; závěr kontroly s ověřením odborně způsobilou osobou a předání dokumentace.
• Vyplněný vzor pro obrobnu strojírenského závodu před roční prověrkou BOZP, bez hranatých závorek: doby uchování jako pravidla firmy, kategorizace oznámená krajské hygienické stanici, kontrola hasicích přístrojů, zkouška nůžkové plošiny, dvě chybějící položky s termíny doplnění (řezná emulze se do doručení bezpečnostního listu nepoužívá).
• Příloha 2 Co musí být na pracovišti vyvěšeno: 18 položek od požárních poplachových směrnic přes traumatologický plán, tabulky nosnosti a štítky regálů po pokyny pro návštěvníky (§ 101 odst. 5 zákoníku práce) a zaměstnance jiných zaměstnavatelů, s místem a předpisem. Informace o pracích zakázaných těhotným, kojícím, matkám do konce 9. měsíce po porodu a mladistvým se předávají předem, nevyvěšují se (§ 103 odst. 1 písm. h), § 238 a 246 zákoníku práce, vyhláška č. 180/2015 Sb.).
• Metodický list: odkud povinnost pochází, tabulka dob uchování se zdroji včetně záznamů pro důchodové pojištění (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.), elektronické vedení v roce 2026, co inspekce chce vidět, kdo, kdy a co hrozí, jak pokyn zavést, zdroje.

Jak s dokumentem pracovat

Vedoucí každého pracoviště projde kontrolní list, označí, co se pracoviště netýká, zapíše skutečné uložení a chybějící položky doplní s termínem. Podle přílohy 2 sestaví nástěnku BOZP a PO. Kontrolní list se vyplňuje při nástupu vedoucího, po změně vybavení a jednou ročně před prověrkou BOZP, ověřuje ho odborně způsobilá osoba a slouží i jako předávací protokol při změně vedoucího.