Komunikace v BOZP: pokyn, plán komunikace, záznam o sdělení, vzor

Zákon říká co, norma říká jak

Zákoník práce ukládá informovat o rizicích a dávat pokyny (§ 103 odst. 1 písm. f) a g)) tak, aby informace byla pro zaměstnance srozumitelná, u cizinců tedy v jazyce, kterému rozumějí (§ 106 odst. 1), projednávat se zaměstnanci a jejich zástupci (§ 108), písemně informovat jiné zaměstnavatele na témže pracovišti (§ 101 odst. 3) a hlásit úrazy (§ 105). Norma ČSN EN ISO 45001 v čl. 7.4 chce, aby firma určila, o čem, kdy, s kým a jak komunikuje, brala v úvahu jazyk, gramotnost a postižení, sdělovala spolehlivá čísla, reagovala na podněty a měla záznamy. Pokyn saw_A03.04 obojí spojuje do jednoho plánu, který se vyplní za odpoledne.

Co dostanete (6 souborů DOCX)

• Pokyn saw_A03.04: pojmy a předpisy, pět zásad, interní komunikace (kanály, směny, nepřítomní, spoluúčast, projednání se zástupci nejméně čtvrtletně, vnitřní oznamovací systém a ochrana oznamovatele podle zákona č. 171/2023 Sb.), externí komunikace (dodavatelé, orgány, PLS, zákazníci, obec, média; kdo smí mluvit navenek; evidence přijatých sdělení), povinnosti po funkcích včetně varianty pro firmu bez odborně způsobilé osoby, záznamy a doba uchování, kontrola, seznámení a účinnost.
• Příloha 1 Plán komunikace v BOZP (na šířku): třináct sdělení se sloupci komu, kdy, jak, odpovídá, doklad, včetně ohlášení úrazu a oznámení požáru hasičům; rozmanitost (jazyky, tlumočení, piktogramy), lhůta odpovědi, mluvčí; vyplněný vzor strojírny se jmény odpovědných osob a lhůtami.
• Příloha 2 Záznam o sdělení a odpovědi (na šířku, deset řádků na listu): evidence jednorázových sdělení a podnětů s odpovědí a datem; vyplněný vzor s pěti záznamy (protokol inspekce, podněty zaměstnanců a zástupce, audit odběratele, informace dodavatele).
• Metodický list: co žádá zákon a co norma, tabulka míst, kde se komunikace láme, zavedení a pokyny k vyplnění plánu, kdo, lhůty a co hrozí (i pokuta za neoznámený požár), jak to dělají jinde, odpovědnost, zdroje.

Jak s dokumentem pracovat

Škrtněte v plánu řádky, které se vás netýkají, doplňte jména a kanály, vypište jazyky na pracovištích a kdo tlumočí, určete lhůtu odpovědi a mluvčího; dejte bod BOZP na každou poradu a přijatá sdělení zvenčí evidujte v příloze 2. Jak vypadá vyplněný plán i záznam, ukazují vyplněné vzory.