Vzor požární knihy pro snadné vedení

Požární kniha: dokument, bez kterého se neobejdete

Technik požární ochrany přijde na prohlídku do firmy. Zkontroluje pracoviště, projde únikové cesty, podívá se na hasicí přístroje. Všechno v pořádku. Teď potřebuje udělat záznam. Otevře požární knihu a zjistí, že je to sešitek formátu A5 s pár čistými stránkami. Žádná struktura, žádné rozlišení podle typu záznamu. Na jedné stránce je záznam o preventivní prohlídce, pod ním poznámka o školení, vedle toho nečitelný zápis o kontrole hasicích přístrojů.

Po dvou letech je kniha plná a nikdo v ní nic nenajde. Přijde kontrola HZS a inspektor se ptá na záznamy o cvičných poplachách za poslední dva roky. Technik listuje, hledá, nenachází. Záznamy tam jsou, ale jsou schované mezi desítkami jiných zápisů bez jakéhokoli systému.

Požární kniha nemusí vypadat jako chaotický zápisník. Může mít jasnou strukturu, předtištěné tabulky a přehledné rozdělení podle typu záznamu. Přesně taková je naše požární kniha.

Co zákon vyžaduje

Vyhláška č. 246/2001 Sb. o požární prevenci v § 37 stanoví, že požární kniha slouží k záznamům o všech důležitých skutečnostech týkajících se požární ochrany. V § 40 odst. 4 upřesňuje, že záznam o preventivní požární prohlídce se provádí právě do požární knihy. V § 12 najdete podrobnosti o obsahu a náležitostech těchto záznamů.

Požární kniha je povinná pro všechny právnické osoby a podnikající fyzické osoby, které provozují činnosti se zvýšeným nebo vysokým požárním nebezpečím. U činností bez zvýšeného požárního nebezpečí ji zákon výslovně nevyžaduje, ale v praxi ji vedou i tyto firmy, protože potřebují někam zaznamenávat preventivní prohlídky a kontroly.

7 částí pro přehledné vedení

Naše požární kniha je rozčleněna do sedmi logických částí (A až G), kterým předchází titulní strana s identifikací zaměstnavatele a seznamem objektů. Každá část má vlastní vysvětlivky a předtištěné tabulky pro snadné vyplňování.

Titulní strana a seznam objektů

Identifikace zaměstnavatele (název, sídlo, IČ), údaje o zpracování a schválení. Tabulka se seznamem objektů a preventivních požárních úseků, pro které požární kniha slouží. Jeden objekt může mít více pracovišť, každé se zapíše zvlášť.

Část A: Preventivní požární prohlídky

Nejpoužívanější část celé knihy. Obsahuje vysvětlivky o předmětu a cíli prohlídek, povinné náležitosti záznamu (datum, objekt, zjištění, opatření, termíny, podpisy) a tabulky pro záznamy. Včetně lhůt: 1x ročně (bez zvýšeného nebezpečí), 1x za 6 měsíců (zvýšené), 1x za 3 měsíce (vysoké). Záznam musí být sepsán bezprostředně po provedení prohlídky.

Část B: Kontroly dokumentace PO

Záznamy o kontrolách dokumentace požární ochrany prováděných v rámci preventivních prohlídek, minimálně jednou za rok. Vysvětlivky vyjmenovávají 10 typů dokumentů, které se kontrolují: dokumentace o začlenění, organizace zabezpečení PO, požární řády, poplachové směrnice, evakuační plány, dokumentace zdolávání požárů, řád ohlašovny, dokumentace školení, požární kniha samotná a další doklady.

Část C: Školení a odborná příprava PO

Přehledná tabulka se záznamy o školeních. Rozlišuje školení vedoucích zaměstnanců (1x za 3 roky), zaměstnanců (1x za 2 roky), další školení a odbornou přípravu (preventivní požární hlídky, preventisté PO). Sloupce: datum, objekt, druh školení, školitel, vedoucí zaměstnanec.

Část D: Kontroly VPPO a PBZ

Záznamy o kontrolách věcných prostředků požární ochrany (hasicí přístroje, osobní ochranné prostředky, záchranné prostředky) a požárně bezpečnostních zařízení (EPS, sprinklery, nouzové osvětlení, požární uzávěry, hydranty). Vysvětlivky obsahují kompletní výčet všech druhů VPPO (10 kategorií) a PBZ (8 kategorií) dle vyhlášky. Kontroly minimálně 1x ročně. U každého záznamu se uvádí druh kontrolovaného prostředku, datum, podpis kontrolora a podpis vedoucího zaměstnance.

Část E: Revize technických zařízení

Záznamy o revizích a kontrolách technických zařízení elektrických, plynových, tlakových a zdvihacích. Zvláštní důraz na požární a evakuační výtahy. Vysvětlivky upozorňují, že lhůty revizí nelze zobecnit, protože závisí na typu zařízení, prostředí a právních předpisech. Zaměstnavatel je musí stanovit vnitřním předpisem.

Část F: Cvičné požární poplachy

Záznamy o provedených cvičných poplachách. Povinné minimálně 1x ročně na pracovištích s činnostmi se složitými podmínkami pro zásah. Tabulky s prostorem pro zjištěné skutečnosti, navržená opatření a podpisy.

Část G: Další záznamy

Záznamy o kontrolách státního požárního dozoru, o vzniklých požárech a dalších významných skutečnostech na úseku požární ochrany. Tato část zajišťuje, že v požární knize je místo pro vše, co se jinam nevejde. Typicky se sem zapisují i záznamy o jednorázových kontrolách elektroinstalace, bleskosvodů nebo tlakových nádob.

Proč elektronická verze ve Wordu

Tradiční papírové požární knihy z obchodu mají pevně daný počet stran. Když se zaplní, musíte koupit novou. A co když máte 10 objektů a v každém provedete 2 prohlídky ročně? Za pět let máte 100 záznamů jen o prohlídkách. K tomu školení, kontroly, revize.

Naše požární kniha je v elektronickém formátu DOCX. Tabulky si můžete rozšířit o libovolný počet řádků. Můžete ji vytisknout celou nebo jen vybrané části. Můžete si ji přizpůsobit: přidat vlastní sloupce, upravit záhlaví, doplnit logo firmy. A když se zaplní, jednoduše přidáte další stránky. Oproti papírovým knihám z kamenného obchodu máte navíc možnost vytvořit si zálohu na disku, takže ani při ztrátě nebo zničení fyzického výtisku nepřijdete o vzor.

Nejčastější chyby při vedení požární knihy

Z kontrolní praxe vyplývá, že nejčastějšími chybami jsou: chybějící podpisy vedoucích zaměstnanců u záznamů o prohlídkách, nedodržení lhůt pro zápis (záznam musí být proveden bezprostředně po prohlídce), záměna části A a části B (prohlídka pracoviště vs. kontrola dokumentace), chybějící seznam objektů na titulní straně a neúplné záznamy o školeních (chybějící druh školení nebo podpis školitele). Všechny tyto závady může inspektor HZS vyhodnotit jako nedostatky v dokumentaci PO.

Archivace požární knihy

Vyplněnou požární knihu archivujte minimálně 5 let po jejím uzavření. Zaplněnou knihu uzavřete datem posledního záznamu a založte novou. Starou knihu nevyhazujte, protože při kontrole HZS nebo při vyšetřování požáru se inspektoři ptají na záznamy za celou dobu provozování činností v objektu.

Jak s dokumentem pracovat

Otevřete DOCX ve Wordu. Vyplňte titulní stranu: název firmy, sídlo, IČ, pracoviště. Do tabulky 1.1 zapište seznam objektů a preventivních úseků. Pak knihu vytiskněte a svažte. Nebo ji veďte elektronicky a tiskněte po částech podle potřeby. Každý záznam musí obsahovat datum, označení objektu, zjištěné skutečnosti a podpisy příslušných osob.