Vzor směrnice o vedení dokumentace BOZP a PO

Žádný předpis neříká „veď dokumentaci BOZP“; říkají to desítky ustanovení po částech

Dokumentaci o hodnocení rizik a opatřeních ukládá § 102 odst. 4 zákoníku práce, dokumentaci o školení § 103 odst. 3, evidenci úrazů § 105, dokumentaci požární ochrany § 15 zákona o požární ochraně a § 27 vyhlášky č. 246/2001 Sb., evidenci rizikových prací § 40 zákona o ochraně veřejného zdraví, dokumentaci pracovnělékařských služeb § 55 zákona č. 373/2011 Sb., doklady o vyhrazených technických zařízeních § 20 zákona č. 250/2021 Sb. Výsledkem bývá šanon, kde se směrnice z roku 2014 potkává s pokynem z minulého týdne a nikdo neví, která verze platí a kdo ji četl. Zaměstnavatel se přitom odpovědnosti za úraz zprostí jen tehdy, když doloží, že zaměstnance s předpisy seznámil a jejich dodržování soustavně kontroloval (§ 270 zákoníku práce), a evidenci rizikových prací musí uchovat 10, u některých expozic 40 let (§ 40 zákona o ochraně veřejného zdraví). Tato směrnice z dílčích povinností dělá systém, který obstojí u kontroly, u soudu i při auditu ISO 45001.

Co dostanete

• Směrnici Způsob vedení dokumentace BOZP a PO (saw_A03.01): pojmy, členění do oddílů A až Q s tím, co se v nich vede, označení saw_XNN.NN a náležitosti záhlaví, odpovědnosti statutárního orgánu, správce dokumentace, odborně způsobilé osoby (ve firmě do 25 zaměstnanců případně zaměstnavatele samotného podle § 9 odst. 3 písm. a) zákona č. 309/2006 Sb.), osoby odborně způsobilé v PO nebo technika PO, vedoucích a zaměstnanců, tvorba a schválení v šesti krocích a čtyři podmínky, bez nichž se dokument nevydá, seznámení s lhůtami (vedoucí do 5 pracovních dnů, zaměstnanci do 15 dnů, u vnitřního předpisu 15 dnů ze zákona, noví při nástupu) a s prokazatelností papírovou i elektronickou včetně podmínek § 16a zákona o PO pro elektronické školení, změny a zrušení, roční přezkum ve čtyřech oblastech, uchovávání a skartace, dokumentace PO v češtině a se stejnopisem uloženým tak, aby se dala doložit i po požáru, sedm podmínek elektronického vedení včetně elektronického záznamu o úrazu, kontrola a sankce.
• Přílohu 1 Seznam dokumentace na šířku podle oddílů A až Q v osmi sloupcích (označení, název, verze, schválení, originál a řízené kopie, seznámení, přezkum, poznámka); vyplněný vzor pro smyšlenou strojírnu se 148 zaměstnanci, který sleduje všech 17 oddílů šablony, včetně dokumentů, které se nevedou, s důvodem.
• Přílohu 2 Změnový list a záznam o ročním přezkumu: podnět, dotčené kapitoly, popis změny, projednání, schválení, vydání; přezkum úplnosti, aktuálnosti, prokazatelnosti, uchovávání, elektronického vedení a dokumentace PO s výčtem dokumentů k aktualizaci.
• Přílohu 3 Rozdělovník a záznam o seznámení: řízené kopie s předáním a stažením, seznámení s verzí a datem, sloupec „pochopení ověřeno“, odmítnutí stvrdit seznámení se svědkem.
• Přílohu 4 Archivační a skartační plán: 31 druhů dokumentů a záznamů s dobou uchování a s tím, zda lhůtu dává předpis, nebo ji stanoví zaměstnavatel (záznam o úrazu 10 let, rizikové práce 10 a 40 let, protokol o zkoušce v elektrotechnice 6 až 7 let, průvodní dokumentace VTZ po dobu provozu, protokol o volbách zástupce pro BOZP 5 let, vnitřní předpisy 10 let, záznamy o školení 10 let po skončení pracovního poměru, dokumentace o ochraně před výbuchem, protokol o nezařazení, záznamy podle havarijního plánu, posudky, PO, OOPP, nahrazené verze, osobní údaje) a skartační protokol.
• Metodický list: proč systém a ne šanon, tabulka oblastí předpisů, co plyne ze zákona pro spor a kontrolu (§ 270 a § 106 zákoníku práce, § 40 vyhlášky č. 246/2001 Sb., § 40 zákona č. 258/2000 Sb.), co hrozí, srovnání s ISO 45001 čl. 7.5, německou DGUV Vorschrift 1, britskými Management Regulations, rakouským zákonem, americkou OSHA a úmluvou MOP č. 155, kroky zavedení, na co se ptá auditor, odpovědnost.

Základ oddílu A

Směrnice stojí na registru právních předpisů (saw_A02.02), z něhož při přezkumu zjišťuje mezery, a používá pojmy slovníčku (saw_A02.01). S politikou BOZP tvoří balíček řady A. Číselník oddílů je týž, podle kterého je řazen e-shop, takže každý zakoupený vzor má v seznamu své místo.

Jak s dokumentem pracovat

Určíte správce dokumentace, provedete inventuru podle seznamu, přeznačíte dokumenty podle číselníku, doplníte, co chybí, a u toho, co se nevede, zapíšete důvod. Stáhnete neplatné verze, zaměstnance seznámíte po pracovištích se záznamem a nastavíte roční přezkum spojený s roční prověrkou BOZP.