Čestné prohlášení řidiče firemního vozidla: jeden podpis, který chrání řidiče i firmu

Řidič nastoupí do firmy a projde školením. Podepíše prezenční listinu a jede. Co firma neví, je to, že tentýž člověk odpoledne jezdí ještě pro někoho jiného. A limity doby řízení se přitom počítají za člověka, ne za zaměstnavatele.

Právě na tuhle situaci míří ustanovení, které většina firem nezná, přestože je formulované jako jednoznačná povinnost.

1. Nejdřív si ujasněte, do které skupiny patříte

Tohle je otázka, kterou je potřeba vyřešit dřív než cokoli dalšího, protože pro každou skupinu platí jiný předpis a jiné limity.

Profesionální řidiči. Odchylná úprava pracovní doby v dopravě podle nařízení vlády č. 589/2006 Sb. se podle jeho § 2 písm. a) vztahuje na členy osádky nákladního automobilu nebo autobusu v silniční dopravě, tedy na řidiče, pomocníky řidiče a průvodčí. K tomu se přidávají přímo použitelná pravidla Evropské unie o době řízení a odpočinku.

Řidiči referenti. Zaměstnanec, který řídí firemní osobní vůz v rámci své jiné práce, do téhle kategorie nespadá. Pro něj platí nařízení vlády č. 168/2002 Sb., jehož příloha č. 1 bod 3 míří výslovně na zaměstnance, který řídí dopravní prostředek a na kterého se nevztahuje zvláštní právní předpis.

Rozdíl je podstatný a v praxi se mažou obě hranice: profesionálním dopravcům se zapomíná na národní úpravu a firmám s obchodníky se zase tvrdí, že se jich pravidla netýkají. Netýkají se jich ta evropská, ale ta národní ano.

2. Limity pro profesionální řidiče

Pravidla pro řidiče nákladních vozidel nad 3,5 tuny a autobusů stanoví přímo použitelné nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 561/2006. Na národní úrovni je doplňuje nařízení vlády č. 589/2006 Sb. a pro organizaci práce nařízení vlády č. 168/2002 Sb.

Přestávku 45 minut lze rozdělit na dvě části, nejprve nejméně 15 minut a poté nejméně 30 minut, a to v tomto pořadí.

3. Proč se ptát na práci jinde: limit je souhrnný

Smysl celé povinnosti vysvětluje odstavec, který jí přímo předchází. § 4 odst. 1 nařízení vlády č. 589/2006 Sb. říká, že pracovní doba člena osádky nákladního automobilu nebo autobusu ve více pracovněprávních vztazích může ve svém souhrnu činit nejvýše 48 hodin týdně.

Limit tedy není na zaměstnavatele, ale na člověka. A protože žádný zaměstnavatel nevidí do cizí evidence, přidal předpis hned v následujícím odstavci nástroj, jak se to dozvědět. Odstavce 1 a 2 se čtou dohromady: bez stejnopisu evidence od druhého zaměstnavatele nemá první jak ověřit, že souhrnný limit sedí.

Navazující pravidla v § 5 ukazují, kam až se dá jít:

• pracovní dobu je možné prodloužit až na 60 hodin týdně, pokud její průměr bez práce přesčas nepřesáhne stanovenou týdenní pracovní dobu za období nejvýše 26 týdnů po sobě jdoucích (§ 5 odst. 1),
• délka směny může činit nejvýše 13 hodin,
• u zaměstnance pracujícího v noční době nejvýše 10 hodin během 24 hodin po sobě jdoucích (§ 5 odst. 2).

Vyrovnávací období až 26 týdnů je přitom past sama o sobě. Umožňuje týdny se šedesáti hodinami, ale jen tehdy, když se průměr za celé období udrží. To znamená plánovat dopředu, ne dodatečně zjišťovat, jak to vyšlo.

4. Doba řízení a pracovní doba nejsou totéž

Zdrojem zmatku bývá, že se pod jedním pojmem míchají tři různé věci a každá má vlastní limit.

• Doba řízení je čas za volantem. Její limity dává přímo použitelné nařízení Evropské unie: 9 hodin denně, dvakrát týdně 10, 56 hodin týdně a 90 hodin za dva týdny.
• Pracovní doba zahrnuje vedle řízení i nakládku, vykládku, údržbu, čekání na rampě, administrativu a další práci. Sem míří limity 48 a 60 hodin z § 4 a § 5.
• Doba odpočinku je čas mimo obojí, s vlastním minimem denního i týdenního odpočinku.

Rozdíl má praktický dopad: řidič může mít dobu řízení v pořádku a přitom překročit pracovní dobu, protože strávil hodiny čekáním a nakládkou. Evidence, která sleduje jen hodiny za volantem, tenhle případ nezachytí.

5. Povinnost, kterou skoro nikdo neplní

A teď to hlavní. § 4 odst. 2 nařízení vlády č. 589/2006 Sb. zní takto: „Každý zaměstnavatel písemně požádá člena osádky nákladního automobilu nebo autobusu v silniční dopravě o stejnopis evidence pracovní doby odpracované u jiného zaměstnavatele. Člen osádky nákladního automobilu nebo autobusu v silniční dopravě tento stejnopis poskytne neprodleně.“

Přečtěte si to po částech, protože každá má svůj důsledek:

• Každý zaměstnavatel. Není to volba. Povinnost má každý, kdo takového řidiče zaměstnává.
• Písemně požádá. Ústní dotaz při nástupu tomu neodpovídá. Musí vzniknout doklad.
• O stejnopis evidence pracovní doby odpracované u jiného zaměstnavatele. Nejde o dotaz, jestli někde jezdí, ale o vyžádání konkrétního dokladu.
• Poskytne neprodleně. Povinnost na straně řidiče, takže odmítnutí není bez následků.

Důvod je logický: limity doby řízení a odpočinku se vztahují k osobě řidiče. Když jezdí pro dva zaměstnavatele, sčítají se. Bez evidence od druhého zaměstnavatele nemůže první vědět, jestli řidič limit dodrží, a přitom za jeho dodržení odpovídá.

6. Evidence se uchovává dva roky

Navazující povinnost je v § 6: evidenci pracovní doby a pracovní pohotovosti člena osádky nákladního automobilu nebo autobusu uchovává zaměstnavatel po dobu nejméně 2 let po skončení jednotlivých kalendářních roků.

Lhůta běží od konce kalendářního roku, ne od pořízení záznamu, takže evidence z ledna se uchovává fakticky skoro tři roky. Pro srovnání, u zaměstnanců mezinárodní drážní dopravy je lhůta podle § 15a odst. 2 jeden rok.

7. Co má prohlášení obsahovat

Formulář, který se v praxi osvědčuje, spojuje dvě věci: prohlášení řidiče a žádost zaměstnavatele. Každá plní jinou funkci.

Prohlášení řidiče dokládá prokazatelné seznámení s pravidly. Řidič potvrzuje, že:

• byl seznámen s předpisy o době řízení, bezpečnostních přestávkách a odpočinku, a to jmenovitě s těmi, které se na něj vztahují,
• bude je dodržovat,
• v době přestávek a odpočinku nebude řídit ani vykonávat jinou práci,
• bude respektovat limit pracovní doby ve všech pracovních vztazích dohromady,
• neprodleně oznámí, že začal jezdit i pro jiného zaměstnavatele.

Poslední odrážka v běžných vzorech chybí a přitom je nejužitečnější. Bez ní se firma dozví o souběhu až ve chvíli, kdy se něco stane.

Žádost zaměstnavatele plní § 4 odst. 2. Musí z ní být zřejmé, kdo žádá, koho žádá, o co žádá a kdy. Založená podepsaná žádost je doklad o splnění povinnosti bez ohledu na to, jak řidič odpoví.

8. Co platí pro řidiče referenty

Pokud vaši lidé jezdí osobními vozy v rámci jiné práce, evropská pravidla ani nařízení vlády č. 589/2006 Sb. se na ně nevztahují. To ale neznamená, že neplatí nic.

Příloha č. 1 bod 3 nařízení vlády č. 168/2002 Sb. ukládá zaměstnavateli zajistit, aby takový zaměstnanec:

• nepřekročil maximální dobu řízení 4,5 hodiny, přičemž za dobu řízení se považuje i přerušení kratší než 15 minut,
• po jejím uplynutí přerušil řízení bezpečnostní přestávkou nejméně 30 minut, nenásleduje-li nepřetržitý odpočinek; přestávku lze rozdělit do dvou částí po nejméně 15 minutách,
• během bezpečnostní přestávky nevykonával žádnou činnost vyplývající z pracovních povinností, kromě dozoru na vozidlo a náklad,
• vedl denní evidenci o době řízení a o čerpání bezpečnostních přestávek, a to listinnou formou nebo technickým zařízením.

Poslední bod je u referentů největší díra. Kniha jízd vedená kvůli dani zaznamenává trasu a kilometry, ale ne časy jízdy a přestávek, takže povinnost neplní.

9. Souběh zaměstnání není okrajový případ

U profesionálních řidičů je souběh běžný a právě proto na něj předpis pamatuje. Typické situace, ve kterých se limity nepozorovaně přesáhnou:

• řidič na hlavní pracovní poměr u dopravce a k tomu dohoda u jiné firmy o víkendech,
• zaměstnanec, který u jednoho zaměstnavatele řídí a u druhého vykonává jinou práci, přičemž limit týdenní pracovní doby se počítá souhrnně,
• živnostník, který zároveň jezdí jako zaměstnanec.

Pro zaměstnavatele z toho plyne jednoduché pravidlo: žádost podle § 4 odst. 2 se podává při nástupu a pak opakovaně, protože souběh může vzniknout kdykoli později. Roční opakování spolu s periodickým školením je rozumný rytmus.

10. Co s tím má zaměstnavatel dělat

Povinnost zajistit dodržování limitů nelze splnit tím, že se řidiči řekne, ať si to hlídá. Prakticky to znamená čtyři věci, které na sebe navazují.

Plánovat směny proti limitům, ne proti zakázkám. Rozvrh, který vychází jen z termínů u zákazníků, limity dřív nebo později přesáhne. Vyrovnávací období až 26 týdnů podle § 5 odst. 1 se musí sledovat průběžně, protože ke konci období už se průměr nedá srovnat.

Vyhodnocovat data ze záznamového zařízení. Stažené údaje samy o sobě nic neřeší; podstatné je, že je někdo pravidelně projde a reaguje na překročení. Doklad o tom, že se data vyhodnocují a že se ze zjištění vyvozují důsledky, je u kontroly silnější argument než samotný archiv záznamů.

Reagovat na zjištěná porušení. Opakované překročení bez jakékoli reakce se čte tak, že to zaměstnavatel toleroval. Stejné pravidlo jako u kontrolních dokladů v jiných agendách: nález bez opatření je horší než nález žádný.

Držet evidenci dva roky. Podle § 6 nejméně dva roky po skončení kalendářního roku, a to včetně stejnopisů získaných od jiných zaměstnavatelů, protože jsou součástí podkladu, ze kterého se souhrnný limit počítá.

11. Na co se ptá kontrola

U kontroly zaměřené na dobu řízení a pracovní dobu se posloupnost dotazů opakuje:

1. Kdo u vás řídí a v jakém režimu? Tedy rozdělení na profesionální řidiče a referenty, protože z něj plyne, který předpis se použije.
2. Jak prokazujete seznámení s pravidly? Osnova školení, záznam o něm, prohlášení řidiče.
3. Máte písemné žádosti podle § 4 odst. 2? U profesionálních řidičů. Tohle bývá první nález, protože žádosti obvykle neexistují.
4. Jak vedete evidenci a jak dlouho ji máte? Včetně toho, jestli sedí s daty ze záznamového zařízení.
5. Co jste udělali se zjištěnými překročeními? Nejtěžší otázka, protože odpověď nejde vyrobit zpětně.

U referentů je posloupnost kratší, ale stejně logická: existuje pověření, proběhlo školení, a vede se denní evidence doby řízení a přestávek podle přílohy č. 1 bodu 3 písm. c) nařízení vlády č. 168/2002 Sb.

12. Nejčastější chyby

1. Žádost se nepodává vůbec. Nejčastější stav. § 4 odst. 2 přitom formuluje povinnost bez výjimky.
2. Ptáme se ústně. Předpis žádá písemnou žádost, takže ústní dotaz povinnost nesplní ani tehdy, když řidič pravdivě odpoví.
3. Jednou při nástupu a hotovo. Souběh vzniká i později, a to i u řidiče, který při nástupu jezdil jen pro vás.
4. Prohlášení bez seznámení. Podpis pod větou „byl jsem seznámen“ bez toho, aby seznámení proběhlo a mělo obsah. Při šetření se ptá, co přesně bylo obsahem.
5. Záměna skupin. Firma s obchodníky v osobních autech vede evidenci podle pravidel pro nákladní dopravu, nebo naopak dopravce spoléhá, že mu stačí kniha jízd.
6. Evidence skartovaná po roce. § 6 žádá nejméně dva roky po skončení kalendářního roku.

13. Jak to zavést

U firmy, která zaměstnává profesionální řidiče, to je otázka jednoho odpoledne:

1. Připravit formulář spojující prohlášení řidiče a žádost podle § 4 odst. 2.
2. Rozeslat ho všem stávajícím řidičům, ne jen novým.
3. Došlé stejnopisy evidence založit a promítnout do plánování směn.
4. Zařadit opakování žádosti do ročního kalendáře spolu se školením.
5. Nastavit uchovávání evidence na dva roky po skončení kalendářního roku.

14. Co dělat, když řidič jezdí i jinde

Zjištění, že řidič má druhý pracovněprávní vztah, není důvod k panice ani k okamžitému ukončení spolupráce. Je to informace, se kterou se dá pracovat, a předpis s ní přímo počítá.

Vyžádat si stejnopis evidence. Tedy přesně to, co ukládá § 4 odst. 2. Z něj je vidět, kolik hodin řidič odpracoval jinde a v jakých dnech.

Sečíst a porovnat s limitem. Souhrn podle § 4 odst. 1 je 48 hodin týdně, s možností prodloužení na 60 při dodržení průměru za vyrovnávací období. Součet se dělá za osobu, ne za vaši firmu.

Upravit rozvrh. Pokud součet limit přesahuje, musí se snížit rozsah práce, a to u toho zaměstnavatele, který má prostor. Dohoda mezi oběma zaměstnavateli je praktičtější než jednostranné omezení, byť ji předpis nevyžaduje.

Zapsat, co z toho vyplynulo. Doklad o tom, že se souběh zjistil, vyhodnotil a promítl do plánování, je při kontrole silnější než samotná žádost.

V praxi se stává i opak: řidič souběh popře a později se ukáže, že existoval. I pro tenhle případ je písemná žádost důležitá, protože odděluje odpovědnost. Zaměstnavatel doloží, že se ptal způsobem, který předpis požaduje, a že dostal nepravdivou odpověď.

15. Odkud ta pravidla vznikla

Znalost důvodu pomáhá při vysvětlování řidičům, proč se papíry vyplňují. Limity doby řízení a odpočinku nejsou české specifikum ani administrativní nápad. Vycházejí z přímo použitelného nařízení Evropské unie, které sjednocuje pravidla v celé unii ze tří důvodů: bezpečnost silničního provozu, ochrana zdraví řidičů a rovné podmínky v konkurenci mezi dopravci.

Poslední důvod bývá pro firmy nejsrozumitelnější. Kdyby limity neplatily nebo se nevymáhaly, dopravce, který je dodržuje, by byl automaticky dražší než ten, který je ignoruje. Souhrnný limit napříč zaměstnavateli podle § 4 odst. 1 míří na stejnou věc: bez něj by se dal limit obejít rozdělením práce mezi dvě firmy.

Pro řidiče je zase podstatné, že limity chrání jeho. Únava za volantem je rizikový faktor, který se na rozdíl od jiných projeví bez varování a jehož následky nese především on sám.

16. Časté dotazy

17. Kde se to dá ověřit

Nařízení vlády č. 589/2006 Sb., kterým se stanoví odchylná úprava pracovní doby a doby odpočinku zaměstnanců v dopravě, zejména § 2, § 4 a § 6. Nařízení vlády č. 168/2002 Sb., zejména § 3 a příloha č. 1. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 561/2006 o harmonizaci některých předpisů v sociální oblasti týkajících se silniční dopravy. Navazuje zákoník práce, zejména § 101, § 103 a § 106.