Povolení k užívání firemního vozidla: proč ústní souhlas šéfa nestačí

Modelová situace, na které je to vidět. Obchodní zástupce jede firemním vozem na schůzku. Na dálnici mu do pruhu vjede kamion, vyhýbací manévr skončí nárazem do svodidel. Nikomu se nic nestalo, ale vůz je na odpis. A teď přijde ta nepříjemná část: kdo škodu ponese a podle čeho se to určí.

Odpověď závisí na dokumentech, které měly vzniknout dávno předtím. A na jednom nařízení vlády, které se v článcích o řidičích referentech skoro necituje.

1. Proč ústní souhlas nestačí

Ve většině firem to funguje tak, že šéf řekne „vezmi si služebák a jeď“. Žádný papír, žádný podpis. Dokud se nic nestane, nikomu to nevadí. Problémy nastávají ve třech situacích a všechny jsou běžné.

1.1 Pojišťovna chce vědět, kdo řídil

Při hlášení škodné události se zjišťuje, kdo s vozidlem jel, zda měl příslušné řidičské oprávnění a zda měl souhlas provozovatele. Bez dokladu je to tvrzení firmy proti pochybnostem likvidátora.

1.2 Zaměstnanec tvrdí, že nejel

Poškození se zjistí v pondělí ráno a nikdo se nehlásí. Bez evidence o tom, kdo s vozidlem kdy jezdil, není z čeho vycházet.

1.3 Neoprávněné užití

Zaměstnanec si vezme vůz na víkend bez vědomí zaměstnavatele. Pokud není nikde vymezeno, kdo smí s čím a kdy jezdit, řeší se to obtížně a zpětně.

2. Hlavní předpis, na který se zapomíná

Povinnosti kolem provozu vozidel neplynou jen ze zákoníku práce. Klíčové je nařízení vlády č. 168/2002 Sb., kterým se stanoví způsob organizace práce a pracovních postupů, které je zaměstnavatel povinen zajistit při provozování dopravy dopravními prostředky. Platí od roku 2002 a nebylo zrušeno.

Jeho § 3 říká, že zaměstnavatel při provozování dopravy organizuje práci zaměstnanců v souladu s tímto nařízením, se zvláštními předpisy, s návodem dodaným výrobcem a s místním provozním bezpečnostním předpisem vydaným zaměstnavatelem, kterým se stanoví pracovní a technologické postupy pro bezpečné provozování dopravy, bezpečnost jednotlivých pracovních operací s ohledem na zvláštnosti pracoviště, možné ohrožení povětrnostní situací a pravidla dorozumívání.

Jinými slovy: firma, která provozuje jakoukoli dopravu vlastními vozidly, má mít místní provozní bezpečnostní předpis pro dopravu. Nařízení ho v § 2 písm. a) definuje jako předpis upravující pracovní a technologické postupy při provozování dopravy.

Tohle bývá největší překvapení pro firmy, které „nic nevozí“ a mají jen pár osobních aut pro obchodníky. Nařízení nerozlišuje podle velikosti flotily.

3. Doba řízení a přestávky platí i pro referenty

Nejčastější omyl zní, že pravidla o době řízení se týkají jen profesionálních řidičů nákladních vozidel. Příloha č. 1 nařízení má ale bod 3, který začíná slovy: „U zaměstnance, který řídí dopravní prostředek a na kterého se nevztahuje zvláštní právní předpis“. To je přesně řidič referent.

A pro něj zaměstnavatel musí zajistit, aby:

• nepřekročil maximální dobu řízení 4,5 hodiny. Za dobu řízení se považuje i přerušení kratší než 15 minut;
• nejpozději po uplynutí té doby bylo řízení přerušeno bezpečnostní přestávkou v trvání nejméně 30 minut, nenásleduje-li nepřetržitý odpočinek mezi směnami nebo v týdnu. Přestávku lze rozdělit do dvou částí po nejméně 15 minutách zařazených do doby řízení;
• během bezpečnostní přestávky nevykonával žádnou činnost vyplývající z pracovních povinností, kromě dozoru na vozidlo a náklad. Bezpečnostní přestávky a přestávky na jídlo a oddech se mohou slučovat a přestávky se neposkytují na začátku a na konci pracovní doby;
• vedl v listinné formě nebo technickým zařízením denní evidenci o době řízení a o čerpání bezpečnostních přestávek.

Poslední odrážka je ta, kterou nemá skoro nikdo. Evidence doby řízení u referentů není totéž co kniha jízd kvůli dani; jde o záznam o tom, kdy se jelo a kdy se odpočívalo. Přitom právě ta se hodí i v situaci, kdy se zpětně zjišťuje, kdo s vozidlem v daný den jel.

A ještě jedna praktická poznámka k výkladu „činnosti během přestávky“. Telefonát s klientem nebo vyřizování e-mailů na parkovišti není odpočinek ve smyslu tohoto ustanovení.

4. Co ještě nařízení ukládá

Bod 1 přílohy č. 1 se týká organizace na pracovišti a dopadá na každou firmu, která něco nakládá nebo vykládá:

• být určeny prostory pro bezpečné nakládání a vykládání a určen zaměstnanec, který tuto činnost řídí a koordinuje,
• být vydány organizační pokyny pro vykládku a nakládku zvláště těžkých nebo rozměrných nákladů, pro připojování a odpojování zajištěn dostatečný počet zaměstnanců a předem určen způsob jejich dorozumívání,
• být pracoviště mimo pozemní komunikace v případě potřeby vyznačeno výstražnými tabulkami nebo dopravními značkami, a za snížené viditelnosti nebezpečná místa opatřena světly, odrazkami nebo odrazovými deskami,
• být zaměstnanec při pohybu mimo pozemní komunikace seznámen s místními provozními podmínkami, vyžadují-li to okolnosti.

Bod 2 pak míří přímo na řidiče. Zaměstnavatel zajišťuje, aby neodstavoval vozidlo na nevhodném místě z hlediska bezpečnosti práce, používal při výstupu na ložnou plochu a sestupu z ní žebřík nebo jiné vhodné zařízení, zabezpečil couvání za pomoci dalšího zaměstnance tam, kde to okolnosti vyžadují, kontroloval spojení a zajištění závěsného zařízení a používal při odstraňování poruch na pozemní komunikaci výstražnou vestu s vysokou viditelností.

5. Co patří do předpisu pro dopravu

Obsah nařízení nepředepisuje výčtem, ale odvozuje se přímo z § 3: předpis stanoví pracovní a technologické postupy pro bezpečné provozování dopravy, bezpečnost jednotlivých pracovních operací s ohledem na zvláštnosti pracoviště a pracovní prostředí, na možné ohrožení zaměstnanců povětrnostní situací a na pravidla dorozumívání.

Přeloženo do struktury dokumentu, který dává smysl i v malé firmě:

• Kdo smí řídit a za jakých podmínek, včetně vazby na pověření, školení a zdravotní způsobilost.
• Předprovozní kontrola vozidla: co si řidič ověří před jízdou a co dělá, když závadu najde. Sem patří i pravidlo, že s vozidlem, u kterého je známa závada ohrožující bezpečnost, se nejezdí.
• Doba řízení, přestávky a jejich evidence podle přílohy č. 1 bodu 3.
• Nakládka a vykládka: určené prostory, kdo činnost řídí, jak se zajišťuje náklad, jak se komunikuje mezi řidičem a tím, kdo navádí.
• Pohyb mimo pozemní komunikace, tedy v areálu, ve skladu, na staveništi. Kde se smí jezdit, jakou rychlostí, kde mají přednost pěší.
• Povětrnostní podmínky: kdy se jízda odkládá, jak se postupuje při námraze, mlze nebo silném větru.
• Postup při nehodě a poruše včetně použití výstražné vesty a označení vozidla.
• Zákaz řízení pod vlivem a návaznost na postup při dechové zkoušce.

Rozsah se odvíjí od provozu. Firma se dvěma osobními auty pro obchodníky pokryje všechno na pěti stranách. Firma s vozíky v hale, nákladním vozem a přívěsem potřebuje víc, protože přibývají operace, které nařízení jmenuje zvlášť.

6. Předprovozní kontrola a hlášení závad

Ustanovení bodu 2 přílohy č. 1 předpokládají, že řidič ví, jak má vozidlo vypadat a co dělat, když něco neodpovídá. Prakticky se to řeší krátkým seznamem, který řidič projde před první jízdou dne:

1. stav pneumatik a viditelné poškození,
2. funkce světel a směrových světel,
3. hladiny provozních kapalin a případné úkapy pod vozem,
4. čistota skel a funkce stěračů,
5. povinná výbava včetně výstražné vesty, která má být v dosahu z místa řidiče, ne v kufru,
6. u vozidla s nástavbou nebo přívěsem kontrola spojení a zajištění závěsného zařízení.

Poslední bod má v nařízení vlastní ustanovení. Bod 2 písm. d) přílohy č. 1 ukládá zajistit, aby řidič prováděl kontrolu spojení a zajištění závěsného zařízení při připojování a po odpojení prováděl kontrolu odpojení a zajišťoval rozpojené dopravní prostředky proti samovolnému pohybu.

Výstražná vesta v kufru je klasika, která se objeví až ve chvíli, kdy ji řidič potřebuje. Bod 2 písm. e) mluví o jejím použití při odstraňování poruch na pozemních komunikacích, kdy je nutné na ně vstoupit. Vystupovat pro vestu do kufru na krajnici dálnice je přesně ta situace, které má ustanovení předejít.

7. Odpovědnost za škodu: kde je strop

Základ je v § 250 odst. 1 zákoníku práce: zaměstnanec je povinen nahradit zaměstnavateli škodu, kterou mu způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním.

Rozsah pak určuje § 257:

• odst. 1: hradí se skutečná škoda v penězích, neodčiní-li ji zaměstnanec uvedením v předešlý stav,
• odst. 2: u škody způsobené z nedbalosti nesmí požadovaná náhrada přesáhnout čtyřapůlnásobek průměrného měsíčního výdělku před porušením povinnosti. Omezení neplatí, byla-li škoda způsobena úmyslně, v opilosti nebo po zneužití jiných návykových látek,
• odst. 3: u úmyslné škody lze vedle toho požadovat i náhradu ušlého zisku,
• odst. 4: způsobil-li škodu také zaměstnavatel, hradí zaměstnanec jen poměrnou část podle míry svého zavinění,
• odst. 5: je-li zavázáno víc zaměstnanců, hradí každý poměrnou část podle míry svého zavinění.

Odstavec 4 je v praxi podceňovaný a přitom je to nejsilnější argument zaměstnance. Pokud firma neměla místní provozní bezpečnostní předpis, nezajistila školení, tolerovala překračování doby řízení nebo poslala člověka na cestu vozem, u kterého věděla o závadě, podílela se na vzniku škody taky.

Právě proto se vyplatí mít dokumentaci v pořádku. Nejde o to potrestat zaměstnance, ale o to, aby bylo zřejmé, kde končí odpovědnost firmy.

8. Co má povolení obsahovat

Předpis formu nepředepisuje, ale účel je jasný: doložit, kdo, s čím, kdy a za jakých podmínek smí jezdit. Do dokumentu proto patří:

1. Identifikace provozovatele vozidla, tedy firmy, včetně sídla a identifikačního čísla.
2. Identifikace řidiče: jméno, datum narození, skupina řidičského oprávnění a číslo řidičského průkazu.
3. Identifikace vozidla: značka, model, registrační značka, případně vymezení skupiny vozidel, pokud se pověření nevztahuje na jeden konkrétní vůz.
4. Rozsah oprávnění: jen služební cesty, nebo i cesta do zaměstnání a zpět, případně soukromé použití a za jakých podmínek.
5. Období platnosti, ideálně navázané na platnost školení a zdravotní způsobilosti.
6. Povinnosti řidiče: odkaz na místní provozní bezpečnostní předpis, hlášení závad, postup při nehodě, zákaz řízení pod vlivem.
7. Podpisy obou stran s datem.

Pokud jezdíte do zahraničí, vyplatí se mít pověření v dvojjazyčné podobě. Zahraniční kontrola chce obvykle doložit, že řidič má vozidlo k dispozici oprávněně, a dokument, kterému nikdo nerozumí, situaci neusnadní.

9. Na co pověření navazuje

Samotný papír nestačí. Aby dával smysl, musí být kolem něj tři další věci.

Školení řidiče. Řidič referent se školí v rámci školení o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, které se vztahují k vykonávané práci. Obsahem je mimo jiné to, co plyne z nařízení vlády č. 168/2002 Sb., tedy doba řízení, přestávky, evidence a chování při poruše.

Zdravotní způsobilost. Řízení firemního vozidla je činnost, u které se posuzuje zdravotní způsobilost, a u řidičů má zvláštní úpravu, takže se na ni nevztahuje běžný vzor posudku podle přílohy č. 2 vyhlášky č. 79/2013 Sb.

Ověření řidičského oprávnění. Fotokopie průkazu při nástupu nestačí, protože oprávnění může být později pozastaveno nebo odebráno. Řeší se to prohlášením řidiče doplněným možností ověřit stav v evidenci.

10. Pět chyb, které se opakují

1. Žádný místní provozní bezpečnostní předpis pro dopravu. Nařízení vlády č. 168/2002 Sb. ho v § 3 předpokládá u každého, kdo provozuje dopravu vlastními vozidly.
2. Pověření bez vazby na školení a zdravotní způsobilost. Dokument platný do roku 2030, zatímco školení propadlo loni.
3. Chybějící evidence doby řízení a přestávek. Ukládá ji příloha č. 1 bod 3 písm. c) a kniha jízd vedená kvůli dani ji nenahrazuje.
4. Neřešené soukromé použití. Pokud pověření nevymezuje, kdy smí zaměstnanec vozidlo použít soukromě, neexistuje hranice, od které jde o neoprávněné užití.
5. Kopie řidičského průkazu z roku nástupu. Neříká nic o tom, jestli oprávnění platí dnes.

11. Jak to zavést za jedno odpoledne

Agenda kolem firemních vozidel vypadá objemně, ale v malé a střední firmě se dá srovnat v jednom sezení. Pořadí, které funguje:

1. Vypsat, kdo jezdí a s čím. Jednoduchá tabulka: jméno, vozidlo nebo skupina vozidel, skupina řidičského oprávnění, datum posledního školení, platnost posudku. Už tenhle krok obvykle odhalí dvě nebo tři díry.
2. Vydat pověření každému, kdo v tabulce je. Jedna strana, podpisy obou stran, vazba na platnost školení.
3. Sepsat předpis pro dopravu podle struktury výše. Vychází se z toho, co ve firmě reálně probíhá, ne z obecného vzoru.
4. Proškolit a pořídit doklad. Obsahem je předpis, doba řízení a přestávky, postup při nehodě.
5. Nastavit evidenci doby řízení a přestávek. Může být papírová i v aplikaci; rozhoduje, že se vede denně.
6. Zavést roční kontrolu: platnost oprávnění, školení, posudků a stav vozidel. Zapisuje se, jinak se to nedá doložit.

Náklad je jedno odpoledne a několik formulářů. Užitek se projeví v okamžiku, kdy se něco stane, a to je bohužel jediný okamžik, kdy se celá agenda hodnotí.

12. Časté dotazy