Pátek odpoledne. Obchodní zástupce jede firemní Škodou Octavií na schůzku do jiného města. Na dálnici mu vstoupí do pruhu kamion. Vyhýbací manévr, náraz do svodidel. Octávie na odpis, škoda přes 300 000 Kč. Řidič je naštěstí v pořádku. Ale teď přijde ta nepříjemná část: kdo škodu zaplatí? A ukáže se, že odpověď závisí na jednom dokumentu, který většina firem nemá.
1. Proč ústní souhlas nestačí
Ve většině firem to funguje tak, že šéf řekne: „Vezmi si služebák a jeď." Žádný papír, žádný podpis. A dokud se nic nestane, nikomu to nevadí.
Problémy nastávají v okamžiku, kdy se něco stane:
1.1 Situace 1: Pojišťovna chce vědět, kdo řídil
Pojišťovna firemní flotily při nahlášení škodné události zjišťuje, kdo s vozidlem jel. Měl oprávnění tento typ vozidla řídit? Měl oprávnění od provozovatele? Pokud nemáte doklad, je to vaše tvrzení proti pochybnostem pojistného likvidátora.
1.2 Situace 2: Zaměstnanec tvrdí, že nejel
Škoda na vozidle zjištěna v pondělí ráno. Nikdo se nehlásí. Poslední, kdo auto měl, říká: „Já jsem to nebyl, auto jsem vrátil v pořádku." Bez evidence, kdo s vozidlem kdy jezdil, je to neřešitelné.
1.3 Situace 3: Neoprávněné užití
Zaměstnanec si vezme firemní auto na víkend bez vědomí zaměstnavatele. Bourá. Kdo platí? Pokud nemáte systém, kde je jasně definováno, kdo smí s čím kdy jezdit, je to komplikované.
2. Odpovědnost zaměstnance za škodu: co říká zákon
Zákoník práce v § 257 stanoví, že zaměstnanec odpovídá za škodu, kterou způsobil zaměstnavateli zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů. Ale s důležitým omezením:
Výše požadované náhrady škody nesmí u jednotlivého zaměstnance přesáhnout 4,5 násobek jeho průměrného měsíčního výdělku. To neplatí, byla-li škoda způsobena úmyslně, v opilosti nebo po zneužití návykových látek.
Představte si to: řidič s platem 35 000 Kč bourá auto za 300 000 Kč. Maximum, co po něm můžete chtít, je 157 500 Kč (4,5 x 35 000). Zbytek je na zaměstnavateli, resp. na pojišťovně.
A teď klíčová otázka: pokud řidič jel bez oprávnění (neměl povolení od zaměstnavatele), situace se mění. Pokud jel s firemním autem na soukromou akci bez souhlasu, neplnil pracovní úkoly. Odpovědnost se řídí jinými pravidly. A právě povolení k užívání vozidla definuje, kdy a za jakých podmínek řidič smí s vozidlem jezdit.
3. Co by měl formulář povolení obsahovat
3.1 Identifikace provozovatele (majitele)
Název společnosti, statutární zástupce. Kdo vlastní auto a kdo dává souhlas.
3.2 Identifikace řidiče
Jméno, příjmení, trvalé bydliště. Jasná vazba konkrétní osoba = konkrétní vozidlo.
3.3 Identifikace vozidla
Typ vozidla, registrační značka (SPZ) a VIN. Trojitá identifikace, aby nebylo pochyb, o které auto jde. SPZ se může změnit, VIN ne.
3.4 Období platnosti
Od kdy do kdy je povolení platné. Důležité u krátkodobých přidělení (cestovní příkaz, zastupování kolegy) i u dlouhodobých (stálý služební vůz).
3.5 Podpis majitele/provozovatele
Konfirmace souhlasu. Bez podpisu je to jen papír.
4. Proč bilingvální CZ/EN?
Čím dál víc firem v ČR zaměstnává zahraniční pracovníky. A spousta českých firem má zahraniční matku, kde reportují v angličtině. Bilingvální formulář řeší obě situace:
- Zahraniční řidič pracující v české firmě: rozumí anglické verzi formuláře
- Česká firma se zahraniční matkou: audit z centrály akceptuje anglickou verzi
- Kontrola v zahraničí: při cestě do Německa nebo Rakouska policie rozumí anglické verzi
- Pojišťovna: mezinárodní pojišťovny preferují bilingvální dokumentaci
5. Jak to funguje v praxi
- Nový řidič nastupuje nebo mu přidělíte vozidlo
- Vyplníte formulář: firma, řidič, vozidlo (SPZ + VIN), období
- Statutární zástupce podepíše
- Archivujete originál ve složce řidiče, kopii dáte řidiči
- Při změně vozidla: nový formulář (staré auto, nové auto = nové povolení)
Celý proces zabere 2 minuty. A máte přehled, kdo s čím jezdí.
6. 149 Kč za přehled a ochránění vašeho majetku
Povolení k užívání firemního vozidla za 149 Kč. Bilingvální CZ/EN, jedna strana A4. Identifikace vozidla, řidiče, období, podpis provozovatele. Profesionální formulář, který řeší pojistné otázky, odpovědnost za škodu i přehled o využití firemní flotily.
A pokud je řidič členem osádky nákladního vozidla nebo autobusu, doplňte o Čestné prohlášení řidiče (149 Kč) s poučením o době řízení a bezpečnostních přestávkách.
Dokumenty pro firemní vozidla v e-shopu
Otevřít odkaz