Jak vybrat externího bezpečáka: co po něm chtít a proč vám ceník nikdo poctivě nedá

Zaměstnavatel, který hledá externího bezpečáka, dostane na stejné zadání nabídky, které se liší násobně. Z toho vzniká podezření, že někdo krade, a obvyklou reakcí je vybrat tu nejlevnější. Skutečný důvod rozdílu je ale jiný a dá se zjistit: nabídky popisují různý rozsah práce a různou míru odpovědnosti, jen to z nich není vidět.

Tenhle text je o tom, jak z nabídek udělat porovnatelné věci. A začíná tím, co v něm nenajdete.

1. Proč tu není tabulka cen

V článcích na tohle téma bývá přehled cen podle velikosti firmy, obvykle s poznámkou, že jde o tržní přehled pro daný rok. Takovou tabulku sem nedám, a to z jednoho prostého důvodu: žádný takový průzkum v Česku neexistuje. Čísla v těch tabulkách nepocházejí ze sběru dat, ale z odhadu, a přepisují se mezi weby tak dlouho, až vypadají jako fakt.

Škoda, kterou to dělá, je oboustranná. Zaměstnavatel podle toho poptává a diví se, že za tu cenu nikdo neudělá to, co potřebuje. A odborník podle toho nabízí a snižuje se na cenu, za kterou práci odbýt musí. Poctivější je říct, z čeho se cena skládá, a nechat trh, ať si ji udělá sám.

2. Co cenu skutečně tvoří

Rozdíl mezi levnou a drahou nabídkou je skoro vždy v těchhle pěti položkách. Když si je u obou nabídek vypíšete, rozdíl obvykle zmizí, nebo se ukáže, že jedna z nich nabízí něco jiného.

1. Kolikrát za rok někdo přijede na pracoviště. Tohle je největší položka a zároveň ta, která se z nabídek nejhůř čte. Dokumentace zpracovaná od stolu je zlomek práce proti dokumentaci, která vzniká z prohlídky provozu.
2. Jestli je dokumentace na míru, nebo šablona s doplněným názvem. Obojí je legální, ale jen jedno z toho popisuje vaši firmu.
3. Co všechno je v rozsahu. Hodnocení rizik, kategorizace, školení, roční prověrka, šetření úrazů, součinnost při kontrole. Každá z těch položek může a nemusí být v ceně.
4. Reakční doba. Dostupnost do několika hodin při kontrole nebo po úrazu je jiná služba než odpověď do pěti dnů.
5. Pojištění odpovědnosti. Ne proto, že by se z něj běžně čerpalo, ale proto, že jeho existence a výše vypovídají o tom, jak dodavatel svoji odpovědnost bere.

Praktický postup: než začnete poptávat, napište si tyhle body jako zadání a nechte je vyplnit každého, kdo nabízí. Nabídky se tím stanou porovnatelné a zároveň z toho poznáte, kdo si zadání vůbec přečetl.

3. Co musí splňovat

Odborná způsobilost k zajišťování úkolů v prevenci rizik má podmínky stanovené zákonem č. 309/2006 Sb. Ověřit se dá jednoduše, a to platným osvědčením s číslem a dobou platnosti.

Ze zákona plynou dvě povinnosti odborně způsobilé osoby, které se dají použít jako test poctivosti a skoro nikdo o nich neví.

Vede chronologický seznam smluv. Podle § 10 odst. 4 je odborně způsobilá osoba povinna pro každý kalendářní rok vést v listinné nebo elektronické podobě chronologický seznam smluv o výkonu své činnosti, opatřovat jej svým jménem a číslem osvědčení a uchovávat jej po dobu pěti let od skončení kalendářního roku.

Podepisuje, co zpracovala. Podle téhož odstavce opatřuje zpracované dokumenty souvisejícími s výkonem své činnosti svým jménem a číslem osvědčení. Dokumentace bez jména a čísla osvědčení tedy není zpracovaná odborně způsobilou osobou, nebo to aspoň není vidět, a v obou případech je to problém.

Praktický důsledek pro vás: projděte si dokumentaci, kterou máte. Když na ní není jméno a číslo osvědčení, je to první otázka na současného dodavatele.

4. Odpovědnost zůstává zaměstnavateli

Tohle je věc, kvůli které se rozhodnutí o výběru dělá špatně. Externí odborník není nositelem povinností, ty má zaměstnavatel. Zákoník práce ukládá péči o bezpečnost a ochranu zdraví při práci zaměstnavateli a to, že si na zpracování někoho najme, na tom nic nemění.

Prakticky z toho plynou dvě věci. Pokuta přijde vám, ne jemu. A náhradu škody po dodavateli můžete vymáhat jen tehdy, když je z něčeho vidět, k čemu se zavázal; proto je rozsah ve smlouvě podstatnější než cena.

Druhá strana téže mince: jsou věci, které za vás externista udělat nemůže, ani kdyby chtěl. Rozhodnutí o opatřeních, přidělení ochranných prostředků, určení odpovědných osob a zajištění, aby se pravidla dodržovala, to všechno jsou úkony zaměstnavatele. Dodavatel, který slibuje, že to všechno vyřeší za vás, slibuje něco, co nejde.

5. Co má být ve smlouvě

Smlouva o zajišťování úkolů v prevenci rizik bývá na jednu stranu a je z ní nečitelné, co se vlastně kupuje. Osm bodů, které z ní udělají použitelný dokument:

1. Výčet činností po položkách, ne slovem komplexní zajištění BOZP.
2. Počet návštěv na pracovišti za rok a co se při nich dělá.
3. Reakční doba pro běžný dotaz, pro kontrolu a pro úraz. Tři různá čísla.
4. Součinnost při kontrole: jestli přijede, nebo poradí telefonicky, a jestli je to v ceně.
5. Šetření úrazu: kdo ho vede, do kdy je zpracovaný záznam a kdo komunikuje s inspekcí.
6. Aktualizace dokumentace při změnách a kdo hlásí, že ke změně došlo. Bez tohohle bodu dokumentace zestárne a nikdo za to neodpovídá.
7. Předání při ukončení: co přesně a v jakém formátu dostanete zpět.
8. Pojištění odpovědnosti a jeho výše.

Šestý a sedmý bod jsou ty, které chybí nejčastěji a nejvíc bolí. Šestý proto, že bez něj se dokumentace nikdy neaktualizuje. Sedmý proto, že se ukáže až ve chvíli, kdy je pozdě.

6. Pět signálů, u kterých zpozornět

1. Nabídka bez otázek. Kdo nabídne cenu, aniž by se zeptal na obor, počet pracovišť, technologie a stávající stav, nabízí šablonu.
2. Dokumentace obratem. Kompletní dokumentace do několika dnů bez návštěvy provozu znamená, že popisuje neexistující firmu.
3. Slib, že přebírá odpovědnost. Odpovědnost zaměstnavatele smlouvou nepřejde a kdo tvrdí opak, buď to neví, nebo to říká schválně.
4. Žádné jméno a číslo osvědčení na dokumentech. Viz povinnost výše.
5. Cena výrazně mimo ostatní nabídky oběma směry. Nízká obvykle znamená jiný rozsah, vysoká zase, že si toho dodavatel do rozsahu dal víc, než potřebujete. Obojí se vyjasní tím, že si necháte rozepsat položky.

7. Co poznáte z dokumentace za deset minut

Než začnete řešit, jestli měnit dodavatele, vyplatí se zjistit, v jakém stavu vlastně jste. Následujících šest kontrol zvládnete sami a nepotřebujete k nim odborníka.

1. Datum. Otevřete hodnocení rizik a podívejte se, kdy vzniklo. Když je starší než poslední velká změna ve firmě, popisuje provoz, který už nemáte.
2. Jméno a číslo osvědčení na zpracovaných dokumentech. Když tam nejsou, ptejte se proč.
3. Názvy vašich strojů. Projděte registr rizik a hledejte konkrétní zařízení, která máte. Když tam nejsou a místo nich jsou obecné kategorie, dokumentace vznikla bez návštěvy provozu.
4. Profese, které u vás skutečně jsou. Totéž hledisko z jiné strany. Karta rizik pro profesi, kterou nemáte, je známka šablony.
5. Doklady o školení vedoucích. Vedoucí mají mít jiný rozsah než jejich lidé a v praxi to chybí nejčastěji.
6. Roční prověrka. Zápis z poslední prověrky podle § 108 odst. 5 zákoníku práce. Když neexistuje nebo je to prázdný formulář bez nálezů, je to samo o sobě nález.

Výsledek téhle desetiminutovky je zároveň nejlepší podklad pro poptávku, protože z něj víte, co potřebujete doplnit, a nabídky se dají porovnat proti konkrétnímu seznamu.

8. Interní, nebo externí

Zákon o tom rozhoduje jen z části. Podle § 9 zákona č. 309/2006 Sb. platí, že zaměstnavatel s více než 500 zaměstnanci zajišťuje úkoly v prevenci rizik vždy jednou nebo více odborně způsobilými osobami. U menších počtů si může zaměstnavatel za podmínek stanovených zákonem zajišťovat úkoly sám, je-li k tomu odborně způsobilý.

Zbytek je rozhodnutí. Co do něj vstupuje:

Nezávislost úsudku je hledisko, které se přehlíží, a přitom je v bezpečnosti zásadní. Vlastní zaměstnanec, který má říct vedení, že se musí zastavit výroba, je v jiné situaci než externista, kterému nehrozí nic horšího než výpověď smlouvy. U rizikových provozů je to argument pro externí řešení nebo aspoň pro kombinaci obojího.

9. Co si připravit na první schůzku

Schůzka, na kterou přijdete s prázdnýma rukama, skončí obecnou nabídkou. Pět věcí, které když máte po ruce, zkrátí celé vyjednávání o polovinu a zároveň prozradí, s kým máte tu čest.

• Seznam pracovišť s adresami a s tím, kolik lidí je kde. Dojezd je podstatná část ceny a bez adres se nedá odhadnout.
• Seznam profesí, ne pracovních pozic podle organizační struktury. Rozhoduje, co ti lidé dělají.
• Soupis technických zařízení: stroje, vozíky, tlakové nádoby, plyn, zdvihací zařízení. Z toho se pozná polovina rozsahu práce.
• Co už máte za dokumentaci a odkdy. Klidně i seznam ze šanonu.
• Poslední záznamy o úrazech, pokud nějaké byly. Dobrý dodavatel se na ně zeptá sám a je to dobré znamení.

Podle reakce na poslední bod se dá leccos poznat. Kdo se o úrazy nezajímá, nebude se zajímat ani o to, proč k nim dochází.

10. Jak napsat poptávku, aby k něčemu byla

Poptávka typu poptáváme zajištění BOZP pro firmu s padesáti zaměstnanci vyrobí nabídky, které se nedají porovnat. Dobrá poptávka má pět částí a vejde se na půl stránky.

1. Čím se firma zabývá a kolik má pracovišť a na jakých adresách.
2. Počet zaměstnanců a stručně jaké profese, včetně toho, jestli jsou směny.
3. Co už máte a odkdy to je. Tohle je nejcennější informace pro toho, kdo nabízí, protože z ní pozná, jestli jde o začátek od nuly, nebo o převzetí.
4. Co chcete, vypsané po položkách podle seznamu z kapitoly o smlouvě.
5. Co očekáváte navíc: reakční dobu, počet návštěv, součinnost při kontrole.

Poptávka v téhle podobě má ještě jeden efekt. Odborník, který ji dostane, pozná, že na druhé straně někdo ví, o čem mluví, a podle toho nabídku připraví.

11. Když měníte dodavatele

Přechod je okamžik, ve kterém se nejčastěji ztratí část dokumentace, a zároveň jediná chvíle, kdy máte páku na to, aby se předalo všechno.

1. Vyžádejte si seznam toho, co u vás existuje, ještě než smlouvu vypovíte.
2. Trvejte na zdrojových souborech, ne jen na PDF. Dokumentace, kterou nelze upravit, se za rok bude psát znovu.
3. Převezměte i doklady o školení a záznamy o úrazech, tedy věci, které nejsou dokumentací v užším smyslu, ale dokazuje se z nich zpětně.
4. Nechte nového dodavatele projít, co jste dostali, a sepsat, co chybí. Tenhle výstup je zároveň zadáním na první měsíce.
5. Nepřerušujte agendu. Termíny prohlídek, školení a revizí běží dál bez ohledu na to, že se mění dodavatel, a právě v tomhle období nejčastěji propadnou.

12. Čeho si všímat v prvním roce spolupráce

Výběr je jen začátek a to, jestli byl dobrý, se pozná do dvanácti měsíců. Čtyři znamení, že spolupráce funguje.

Ptá se na změny sám. Dobrý dodavatel se ozve, když se dozví, že jste koupili nový stroj nebo otevřeli provozovnu. Ten, který čeká, až mu to řeknete, vám bude aktualizovat dokumentaci jednou za pět let.

Z prohlídky vzejde seznam, ne pochvala. Zpráva z návštěvy provozu, ve které nejsou žádné nálezy, znamená buď dokonalé pracoviště, nebo povrchní prohlídku. To první se nestává.

Mluví s vedoucími, ne jen s vámi. Většina věcí, které se dají zlepšit, je v hlavách mistrů a směnových vedoucích. Kdo za nimi nechodí, pracuje jen s papírem.

Řekne i to, co nechcete slyšet. Tohle je nejdůležitější a nejtěžší. Dodavatel, který nikdy nepřijde s nepříjemnou zprávou, buď nic nenašel, nebo nechce riskovat smlouvu. Obojí je špatně a u rizikových provozů to může být drahé.

A jedna věc z vaší strany, která rozhoduje víc než výběr: jestli mu dáte vědět, když se něco stane. Externista, který se o úrazu dozví za tři týdny, nemá jak pomoct s čímkoli, co má lhůtu.

13. Často kladené otázky

14. Časté dotazy